Die Corona-Pandemie hat Mitarbeitende in Rekordzeit ins Homeoffice katapultiert und Arbeitsweisen radikal verändert. Screensharing, eine Methode, bei der man seinen eigenen Bildschirm mit anderen teilt, wird im Homeoffice immer wichtiger, da Konferenzen, Meetings und Webcasts nur noch online abgehalten werden. Welche Gefahren dabei entstehen und wie du diese vermeidest, erfährst du in diesem Blogbeitrag.

Der Arbeitsalltag vieler Menschen hat sich durch die Pandemie stark verändert. Das Arbeiten aus dem Wohnzimmer heraus hat die beruflichen und privaten Grenzen noch weiter verschmelzen lassen. Berufliche Videotelefonate mit lachenden oder weinenden Kindern im Hintergrund gehören mittlerweile genauso zum Arbeitsalltag wie die Fragen „Hört man mich?“ oder „Sieht man meinen Bildschirm schon?“.

Das Homeoffice stellt Arbeitnehmer vor ganz unterschiedliche Herausforderungen

Während die einen es genießen, ohne Hose die Videokonferenz durchzuführen oder entspannt aus dem Garten heraus ihre Aufgaben zu erledigen, passiert auch das eine oder andere Malheur. Im April beispielsweise erschien ein Anwalt in Texas zu einer virtuellen Anhörung versehentlich als Katze, da er den Computer seiner Sekretärin nutzen musste und diese einen niedlichen Katzenfilter bei Zoom hinterlegt hatte. Peinlich! Ebenso unvergesslich, das BBC-Interview mit dem Politikprofessor Kelly. Während dieser über einen politischen Konflikt zwischen Nord- und Südkorea spricht, tanzt zuerst seine Tochter ins Zimmer vor die Kamera, dann rollt ein zweites Kind auf dem Schreibtischstuhl herein. Trotz hoher Medienkompetenz fällt es dem Professor sichtlich schwer, die Konzentration bei dem Vorfall zu behalten. Auch die geliebten Haustiere schleichen sich im Homeoffice gerne ins Bild der Videokamera. Sie fordern entweder von ihren Besitzern mehr Aufmerksamkeit, jetzt, da sie tagsüber so viel zu Hause sind, oder sie sind verwundert, dass in ihrer Wohnung noch jemand anderes lebt. Nur als Hilfe eignen sie sich in den wenigsten Fällen.

Die unternehmensweite Umstellung der Kommunikation auf digitale Tools wie Slack oder Teams kann jedoch auch potenzielle Gefahren beinhalten, die Mitarbeitende beachten sollten.

Videokonferenzen im Homeoffice

Den Screen einmal geteilt, die Information für immer im Kopf

Häufig haben Mitarbeitende viele verschiedene Tabs, Fenster und Dateien gleichzeitig offen, an denen sie arbeiten. Wenn dann spontan ein Videotelefonat stattfindet, in dem man seinen Bildschirm teilt, kann es schnell passieren, dass das Gegenüber die falsche Datei oder das falsche Fenster sieht. Wenn am Ende der digitalen Leitung dann noch mehrere Personen sitzen, weil sich der Präsentierende beispielsweise in einer Kundenpräsentation oder in einem Webcast mit 100 Teilnehmern befindet, ist das unangenehm. Und wenn der geteilte Bildschirm zudem noch wichtige private Informationen preisgibt, wie beispielsweise eine Liste mit Passwörtern, ist das nicht nur peinlich, sondern darüber hinaus ein ernstzunehmender DSGVO-Verstoß. Der Vorfall kann die Reputation des ganzen Unternehmens schwächen und es angreifbar machen, da sensible Informationen öffentlich geteilt wurden.

Gespeichertes Passwort beim Screensharing

Es kommt häufig vor, dass sich Mitarbeitende, die gerade ihren Screen mit externen Personen teilen, bei Tools und Anwendungen anmelden müssen. Falls ihr Passwort dabei im Browser gespeichert ist, wirft das sicherheitstechnisch kein gutes Licht auf den Mitarbeitenden. Problematisch dabei ist, dass die Passwörter auf dem Endgerät unverschlüsselt vorliegen und jeder mit Zugang zu dem Gerät die Daten problemlos ausspähen kann.

Online nie ohne Sichtschutz anmelden

Schützenswerte Informationen wie Passwörter oder Zugangsdaten sollten niemals im Klartext angezeigt werden. Ein Password Manager wie Password Safe verschlüsselt jedes Passwort einzigartig und komplex und zeigt es niemals im Klartext. Der Nutzer muss sich nur einmal pro Session mit seinem Master-Passwort anmelden, alle anderen Anmeldungen geschehen automatisch mit nur einem Klick. So können sich Mitarbeitende auch in Präsentationen mit geteiltem Bildschirm an unterschiedlichen Anwendungen anmelden, ohne Angst zu haben, dass ihr Passwort im Klartext angezeigt wird. Lange Excel-Listen mit Passwörtern und E-Mail-Adressen, die lokal auf dem Desktop gespeichert sind, werden so auch überflüssig.

Mit Password Safe Nutzer rollenbasiert berechtigen

Bei Zugängen mit sehr sensiblen Informationen sollten sich zwar ausgewählte Mitarbeitende anmelden können, jedoch ist es nicht nötig, dass diese das Passwort kennen. Mit Password Safe können Zugriffe nicht nur rollenbasiert vergeben und geteilt werden, sondern man kann auch pro Rolle das Recht geben oder entziehen, ein bestimmtes Passwort aufzudecken. So kann die unautorisierte Passwort-Weitergabe unterbunden werden.

Die Einführung eines Enterprise Password Managers für alle Mitarbeitenden in einem Unternehmen ist der erste Schritt zu mehr Sicherheit. Zusätzlich können Mitarbeitende noch drei weitere Tipps befolgen, um mehr Sicherheit im Arbeitsalltag zu integrieren:

1. Trennung zwischen privatem und beruflichem Laptop

Falls möglich, empfehlen wir eine strikte Trennung zwischen privatem und beruflichem Laptop. So kann das Risiko verringert werden, dass im Videotelefonat via Screensharing peinliche oder private Informationen preisgegeben werden. Zusätzlich wirkt sich diese Trennung positiv auf die Work-Life-Balance aus, da nach Feierabend oder am Wochenende keine beruflichen E-Mails auf dem privaten Laptop erscheinen.

 2. Gründliche Vorbereitung vor jedem Meeting

Ebenso empfehlen wir eine fünfminütige Vorbereitungszeit vor jedem Meeting. Dabei sollte sich der oder die Präsentierende nicht nur auf das anstehende Meeting vorbereiten, sondern auch den Laptop und den Desktop kurz aufräumen. Alle Dokumente mit sensiblen Informationen sollten geschlossen werden, so kann beim Screensharing gar nicht erst das falsche Fenster erscheinen. Ebenso ist es sinnvoll, wichtige Dokumente auf dem Desktop in neutral benannte Ordner zu verschieben, so macht der Laptop einen ordentlichen und vorbereiteten Eindruck. Nicht zuletzt ist es immer ratsam, die Kommunikations-Tools auf leise und „nicht stören“ zu stellen, um keine Nachrichten während dem Präsentieren oder Screensharing zu erhalten.

3. Generalprobe und Testräume nutzen

Vor der Nutzung eines neuen Tools ist es ebenso ratsam, sich im Vorfeld damit auseinanderzusetzen. Oftmals gibt es Testräume, in denen man sich bereits vor der eigentlichen Nutzung mit Ton, Hintergrund und Mikrofon vertraut machen kann. So können auch in der realen Präsentation mit Screensharing die Grundeinstellungen schnell und effizient geändert werden.

Mehr Informationen zu dem Thema IT-Security im Homeoffice findest du in unserem Blogbeitrag: „Wieso die IT beim Thema Homeoffice besonders gut zuhören muss“.