Unsere Arbeitswelt wandelt sich: Immer mehr Mitarbeiter arbeiten remote, agil und digital zusammen. Für eine effektive und angenehme Homeoffice-Experience braucht es aber die richtige IT-Infrastruktur. IT-Abteilungen dürfen diesen Herausforderungen nicht einfach mit Schulterzucken begegnen, sondern müssen ihren Kollegen zuhören. Denn nur wer nachfragt, kann Verbesserungspotenziale offenlegen und die richtigen Maßnahmen einführen.

Die Corona-Pandemie hat unser ganzes Leben vollkommen auf den Kopf gestellt. Von Kontaktbeschränkungen über Maskenpflicht bis hin zur Homeoffice-Anweisung. Fast die Hälfte aller Mitarbeiter in Deutschland sitzt seit geraumer Zeit im Homeoffice und hat das Büro seit Monaten nicht mehr von innen gesehen. Der durch die Pandemie erzwungene Umzug ins Homeoffice und der damit verbundene Digitalisierungsschub eröffnet für viele Unternehmen jedoch auch die Gelegenheit, ihre Arbeitsgewohnheiten oder gar ihre ganze Unternehmenskultur zu revolutionieren.

New Work als Arbeitsform der Zukunft

Wenn es um das Arbeiten der Zukunft geht, taucht das Buzzword „New Work“ überall auf. Es umschreibt den Wandel zu neuen, flexibleren und zukunftsweisenden Arbeitsformen, welche die individuellen Bedürfnisse und Fähigkeiten jedes Mitarbeiters fördern. Die Abkehr von hierarchischen Strukturen hin zu mehr Selbstbestimmtheit und Eigenverantwortung ist vor allem für die Generationen Y und Z von hohem Stellenwert, die derzeit auf den Arbeitsmarkt strömen. Das während der Pandemie immer gängigere Homeoffice ist ein Beispiel des New-Work-Konzeptes. Durch das Arbeiten von zu Hause können viele Mitarbeiter ihren Arbeitsalltag flexibel und individuell einteilen, der teilweise zeitintensive Weg zur Arbeit entfällt und es bleibt mehr Zeit für Kind und Hund. Auch das Arbeiten an sich verändert sich. Agile Methoden und neue Kollaborationsformen prägen den Arbeitsalltag vieler Mitarbeiter und erhöhen die Anzahl der genutzten Accounts und Tools.

Nur ein glücklicher Mitarbeiter arbeitet produktiv

Die rasante Umstellung auf das Arbeiten im Homeoffice bereitet jedoch auch vielen Menschen Schwierigkeiten. Einige Mitarbeiter vermissen die zwischenmenschliche Interaktion bei ihrer täglichen Arbeit und wünschen sich mehr Anerkennung und Wertschätzung. Ebenso kann die Verschmelzung von Arbeit und Freizeit zu Problemen führen. Studien zeigen, dass Mitarbeiter im Homeoffice im Schnitt weniger Pausen machen, länger erreichbar sind und weniger Ausgleich durch Hobbys haben. All diese Punkte wirken sich auf die Zufriedenheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter aus.

New Work = New Risks

Agile Arbeitsformen und die Nutzung neuer Software und Tools stellen auch ein großes Sicherheitsrisiko für Unternehmen dar. Viele Mitarbeiter wissen nicht, welche Sicherheitsstandards im Homeoffice gelten, um betriebliche Geheimnisse zu wahren. Mit dem privaten Laptop in die unternehmensinterne Cloud oder mit dem Firmen-Laptop über den hauseigenen Drucker drucken, beides kann die Risiken eines Cyber-Angriffs erhöhen. Für die sichere Nutzung von Software und Accounts sind deswegen komplexe Passwörter von enormer Wichtigkeit. Durch die rasant steigende Anzahl von Accounts und damit verbundenen Anmeldedaten sind viele Mitarbeiter jedoch überfordert. Da sie sich nicht 20 unterschiedliche Passwort-Kombinationen merken können, nutzen sie bei allen Accounts das gleiche Passwort, notieren es in einer lokalen Datei oder speichern es im Browser. All diese Verhaltensweisen erleichtern es Hackern, sensible Unternehmensdaten abzugreifen.

„New Work bedeutet neue Technologien. Und neue Technogien bedeuten Entwicklung. Wir müssen uns also stets entwickeln, um in der digitalen Zukunft sicher und erfolgreich zu arbeiten. Für die IT ist es daher entscheidend, die damit verbundenen Risiken zu kennen und Unternehmen sowie Mitarbeiter zu verstehen, um passende Lösungen bereitzustellen und eine sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten. Denn neue Technologien sind nur erfolgreich, wenn Mitarbeiter diese effizient und sicher einsetzen.“

Stephan Simon, Vertriebsleiter CEMA GmbH Spezialisten für Informationstechnologie Nürnberg

Durch Mitarbeiterbefragungen zu mehr Gewissheit

Das allgemeine Mitarbeiterbefinden und der Grad an Unter- oder Überforderungen können durch regelmäßige und unternehmensweite Umfragen gemessen werden. Die alleinige Befragung von Mitarbeitern ist jedoch noch nicht die Lösung aller Probleme. Die Masse an qualitativen und quantitativen Daten muss fachkundig ausgewertet und auf die nutzerspezifischen Zielgruppen bezogen werden. Anschließend braucht es konkrete Maßnahmen zur Verbesserung der aktuellen Situation, deren Erfolge man im Laufe der Zeit messen und überprüfen sollte.

Befragungen auch durch die IT-Abteilung

Auch die IT-Abteilung sollte sich dieses Mittel zur Hilfe nehmen: Zum einen können sie Mitarbeiter zu ihrem aktuellen Umgang mit Tools befragen. Zum anderen können durch Mitarbeiterbefragungen technische Lücken im Arbeitsalltag identifiziert werden, welche Mitarbeiter zurückwerfen, unproduktiver und unzufriedener machen. Ein häufiges Problem sind die vielen Passwörter für die diversen Anwendungen. Da kann ein Password Manager Abhilfe schaffen.

Mit Password Safe zu mehr Zufriedenheit, Produktivität und Sicherheit

Die Einführung eines unternehmensweiten Password Managers kann Mitarbeiter auf verschiedenen Wegen zufriedener machen. Komplexe Passwörter können mit Password Safe automatisch und auf einen Klick generiert werden, der Mitarbeiter muss sich also weder Gedanken bei der Erstellung von Passwörtern machen, noch muss er sich die Passwort-Kombinationen merken. Ihm wird die Sorge genommen, für eventuelle Sicherheitsvorfälle verantwortlich zu sein, da der Password Manager die Passwörter ganzheitlich verwaltet. Zusätzlich können mit Password Safe Passwörter einfach und effektiv zwischen mehreren Mitarbeitern geteilt werden, ohne dass sie offengelegt werden müssen. So kann innerhalb und außerhalb von Abteilungen produktiv und sicher in gemeinsamen Accounts gearbeitet werden.

„Die Technik wird (also) immer mehr Mittel zum Zweck und dieser ist, den Anwender bestmöglich bei seiner täglichen Arbeit zu unterstützen. Deshalb ist es auch so essentiell, dass die IT-Spezialisten zuhören und verstehen, wie Anwender in einem Unternehmen, einer Abteilung, im Arbeitsbereich ‚ticken‘. Daher muss die IT die Aufgaben, Tätigkeiten und (technischen) Probleme der Anwender und auch das Business generell kennen. Nur so kann sie die Anforderungen mit bestmöglichen mit Soft- und Hardware- Technologien unterstützen.​“

Michael Krause – Geschäftsführer des IT-Dienstleisters TAP.DE Solutions GmbH

Nach Wünschen, Meinungen und Ideen fragen

Möchte die IT einen solchen Password Manager einführen, kann sie den Mitarbeitern zeigen, dass ihre Meinungen und Bedürfnisse wichtig sind, indem sie sie nach Wünschen oder Ideen fragen. Wenn Unternehmen dies konsequent umsetzen, ist nicht nur die Akzeptanz der Software höher, sondern Mitarbeiter fühlen sich auch ernst genommen. Derzeit ist es leider so, dass lediglich 29 % der IT-Führungskräfte die Mitarbeiter um ihre Meinung zu einer neuen Software fragen.

Kein Weg zurück

Es ist kein Geheimnis, dass das Wohlbefinden und die Zufriedenheit von Mitarbeitern große Pluspunkte für ein Unternehmen sind. Das zeigt sich nicht nur in höherer Produktivität und weniger Fehlzeiten, sondern auch im Innovationspotenzial und in der niedrigen Kündigungsrate. Durch die Digitalisierung von Betriebsabläufen steht jetzt allerdings auch die IT-Abteilung in der Verantwortung, ihren Teil dazu beizutragen: sie müssen die Mitarbeiter zu ihrer Zufriedenheit mit Tools und Software befragen und entsprechend nachrüsten. New Work, Homeoffice und Agilität sind keine Corona-bedingten Phasen, sondern werden auch in Zukunft Arbeitsalltag sein. Die Einführung eines Password Managers wie Password Safe kann dabei zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit beitragen, indem es das Sicherheitsniveau von Unternehmen erhöht und Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit entlastet.

Denn eins ist sicher: Nur Unternehmen, die im Austausch mit ihren Mitarbeitern Probleme identifizieren und lösen, können im War for talents gut ausgebildete und wertvolle Mitarbeiter langfristig halten.