Kennen Sie das? Sie müssen eine Datei auf dem Server ablegen und finden nicht den richtigen Ordner, beziehungsweise zu viele zutreffende? Aber das Leben ist eben nicht schwarz-weiß – warum sollten es also unsere Passwörter und Dateien sein? Wie Password Safe mit der Ordnerstruktur aufräumt und durch Tagging Platz für neue Systeme schafft …


Am Anfang steht die Frage: „Wie bilde ich mein Unternehmen in Password Safe ab?“ Mit Version 8 wird die Antwort auf diese grundlegende Frage um vieles einfacher! Wir haben uns von der herkömmlichen Ordnerstruktur verabschiedet – und das gleich aus mehreren Gründen. Denn Password Safe bekennt Farbe – durch Integration des Tagsystems: Farblich individuell hervorgehobene Tags sorgen jetzt dafür, dass ein Passwort gleich mehreren Buzzwords per Rechtsklick zugeordnet werden kann. Die Tags sind in der Listenansicht sowie im Kopfbereich des Passworts einfach ersichtlich.


Weder Fisch noch Fleisch – wohin mit dem Passwort?

In der Ordnerstruktur müssen Elemente wie Passwörter eindeutig einem Ordner zuzuordnen sein. Wenn beispielsweise ein Passwort für mehr als eine Abteilung wichtig ist, stellt sich die Frage: „Lege ich es deshalb auch in zwei Ordnern ab – was den doppelten Pflegeaufwand bedeutet – oder treffe ich ein Ausschlussverfahren und weise es nur einem Ordner zu?“ Dann riskiere ich aber vielleicht sogar, es selbst nicht wieder zu finden. Oder die Kollegen suchen genau in dem anderen Ordner und finden die Zugangsdaten nicht.

Das Tagsystem bietet dafür die Lösung: Passwörter können beliebig zugeordnet und einfach und schnell gefunden werden.


Wie Berechtigungen in einer Ordnerstruktur darstellen?

Die zweite Herausforderung bei der Ordnerstruktur sind die jeweiligen Berechtigungen. Denn was wir im Bereich der hierarchischen Ordnerstrukturen – also NTFS-Fileserver-Strukturen – kennen, trifft genauso auf Password Safe zu: Je komplexer ein Berechtigungssystem wird, desto schwieriger wird auch die Darstellung.

Deshalb bietet Password Safe eine möglichst flach gehaltene Containerstruktur mit der Zusammenfassung von Mitarbeitern und deren Funktionen in Organisationseinheiten. So wird der manuelle Aufwand so gering wie möglich gehalten! Denn umso einfacher die Struktur der Organisationseinheiten ist, desto performanter und leichter verständlich wird auch das System. 


Tagging mit Schnellsuche in der Praxis

Stephan ist Social Media Manager bei der Agentur Zickzack. Gerade hat er Password Safe geöffnet, um ein bestimmtes Passwort zu finden. Weil es bei seinem Job immer schnell gehen muss, verwendet er einen Shortcut, um die Schnellsuche aufzurufen. Stephan gibt in das Suchfeld den Tag „Social Media“ ein, um sich alle Passwörter für Social Media Accounts ausgeben zu lassen. Mit Password Safe muss er sich also mehr durch lange Ordnerpfade wühlen, sondern kann seine Passwörter mit beliebig vielen Schlagwörtern zur Kategorisierung versehen. 

Die Schnellsuche transportiert seine Suchanfrage zudem in den Inhaltsfilter: Password Safe sucht nicht nur nach Tags, sondern in allen Password Safe Feldern nach „Social Media“. Über eine Syntax kann Stephan die Suche noch erweitern, indem er zum Beispiel zusätzlich den Tag „Video“ eingibt, um nach allen Video-Plattformen wie Vimeo oder YouTube zu suchen. Stephan kann also allein über Shortcuts von einer sehr großen Passwortmenge genau diejenigen herausfiltern, die für ihn gerade wichtig sind, um sie etwa zum Login zu verwenden. (Natürlich funktioniert die Syntax auch genau anders herum, wenn sich Stephan zum Beispiel alle Social Media Passwörter außer denen von Video-Plattformen anzeigen lassen möchte – ganz einfach indem er ein Minus statt ein Plus setzt.) Bei einer Ordnerstruktur hätte sich Stephan alle Informationen aus verschiedenen Ordnern mühsam zusammenklauben, dabei hin- und her klicken und mit mehreren Tabs arbeiten müssen. Das ist mit Version 8 passé!


Tipps für Umsteiger auf die Tagging-Funktion

Da Stephan vor Version 8 immer nur mit Ordnerstrukturen gearbeitet hatte, viel es ihm anfangs nicht ganz so leicht, sich an die neue Tag-Struktur zu gewöhnen. Mit einem kleinen Trick ging es dann aber ganz schnell: Er überlegte einfach immer zu Beginn, in welchen Ordner er dieses Passwort abgelegt hätte und welche Ordner dabei am wichtigsten gewesen wären – schon hatte er die kategorischen Buzzwords! Mittlerweile sind die Tagfunktion und Schnellsuche für Stephan ein Muss, um sich schnell und einfach individuelle Listen in Password Safe anzeigen und ausgeben zu lassen und Passwörter anzulegen!